文件管理高手?成功文件管理大解密!

作者:Ken Liao日期:2013年1月25日文章類別:文件管理

瞧瞧你的桌子!你有因為文件堆積如山地淹沒你整個桌子和鍵盤四周而感到苦惱嗎?你有因為花超過30分鐘尋找塞滿亂七八糟資料的檔案櫃,但卻找不到你要的文件而感到厭煩嗎?再想想老闆、上司、同事或顧客看到你髒亂的辦公桌的反應,結果就更不用說了。

根據The Imaging Source兆鎂新 研究顯示一般員工每年浪費超過84小時尋找桌上亂擺的東西。

NEC-Mitsubishi研究人員也表示:

「(譯)髒亂的辦公桌會影響每個人的健康... 他們會因為無法整理桌上散亂的東西和文件而感到無能為力和火冒三丈。他們也會因坐在髒亂辦公桌前而感到尷尬,且不自覺感到腰痠背痛。」

以上這些訊息都顯示混亂骯髒的辦公桌不僅降低人們的工作效率,且嚴重危害每位員工的身心健康。因此,以下文章將提供你一些將文件、檔案櫃和辦公桌整理得井然有序的小妙招。

被推積如山的文件淹沒嗎?快擁抱電子化和無紙的辦公環境吧!

紙本文件數位化

成功管理文件的根本法則就是減少處理紙本文件所需花費的時間。無論你何時拿起一張紙,你都要想想這張紙的用途是什麼和你該如何使用它。你可以將它歸檔,將它轉交給別人,或將它丟掉,但你唯一不可以做得就是將它留在桌上,因為儘管小部分留在你辦公桌上的紙可能對你有用,但多數的紙最後都可能變成垃圾。因此,你每天下班前都必須確認已將重要的文件分類和歸檔,並將這些文件轉成電子檔。這樣做的好處是你可以快速地在電子文件或檔案中尋找你需要的資料,而不是被堆積如山的文件壓得喘不過氣來。此外,將文件電子化也可延長這些文件的使用壽命,並避免無法猜測的災害突然發生而將它們全部毀壞。

內建光學文字辨識(OCR, Optical Character Recognition)系統的文件掃描器是將紙本文件轉成電子檔,並將文件以更有效率的方式整合和歸檔的實用工具。舉例說明:Scan2Docx 文件掃描器能掃描收據、名片、書籍、雜誌、和 3D 物品等各式大小物品和文件,其內建高畫質鏡頭更讓所有影像看起來和原作一模一樣。Scan2Docx掃描器內建的光學文字辨識軟體也可將所有掃描圖檔轉成可做文字搜尋的 PDF 格式,讓你可以像處理文書作業般處理這些掃描影像和檔案。此外,Scan2Docx掃描器可在 2 秒內掃描整份文件,讓你更快速且有效率地管理這些文件。從這例子看來,高品質文件掃描器不僅幫你成功管理雜亂無章的文件,並協助你創造無紙工作環境。

然而有些財政機構和公司不僅希望你提供紙本財政報表,並要求你將這些紙本文件保留幾個月、幾年或更久以便報稅。雖然這樣看來似乎僅需要紙本文件,但你仍可將這些文件數位化,然後再轉成PDF檔,如此一來便可讓你的辦公桌和檔案櫃井然有序,更讓你在找某份資料時快速找到它。

進入無紙辦公環境 3 步驟

邁向成功文件管理的另一個方法就是降低你工作環境的用紙量。

步驟 1: 轉用無紙化郵件系統。你可將自己名字從紙本郵件系統名單移除,並請相關財政機構 、水電公司和電信公司等改寄線上帳單或電子對帳單給你。你也可鼓勵承包商、供應商或其他合作夥伴利用email寄發文件或發票。

步驟 2: 戒掉動不動就列印的壞習慣,並停止寄紙本郵件和文件給其他人。具體的說就是盡可能將文件存成圖檔或PDF格式,然後將這些電子檔而分享給別人,或帶著它們四處走。舉例來說,Scan2Docx掃描器成功整合以上特點,不僅可掃描文件和3D物品,並可將掃描檔案數位化,並線上分享給別人,可說是一台相當人性化且操作簡易的文件掃描器。

步驟 3: 丟棄每天手寫的筆記本,並善用Evernote和 OneNote等筆記軟體,因為這些軟體能幫你儲存一些紙本筆記無法幫你儲存的各種資訊,像是文字檔(如:備忘錄、新產品概念或會議記錄等)、網頁截圖、附加檔案和各式影音檔。相信當你使用這類筆記軟體後,你的辦公桌、抽屜或檔案櫃就不會雜亂無章和堆滿灰塵。

整合電子文件和檔案

雖然你已掃描所有重要文件,並將它們存成電子檔,但你要如何歸納這些檔案?這些在你電腦裡的檔案必須和你桌面一樣乾乾淨淨、井然有序,不然你只是把髒亂從辦公桌搬到電腦。為避免這種問題發生,以下將分享一些歸納電子文件和檔案的小訣竅。

首先,你要善用電腦裡「開始功能表」內的文件圖片音樂或其他特定檔案夾來協助你歸納所有文件和檔案,並在每個檔案夾內多設幾個次檔案夾協助分類,以避免所有文件和檔案混在一起。此外,你也必須清楚地為每個檔案夾和次檔案夾命名,並將文件和檔案放入正確的檔案夾裡,因為只有檔案夾名稱越清楚、越正確,你才越容易找到你要的文件或檔案。

其次,你也可以下載和安裝Stardock免費的桌面圖式管理工具─ Fences。這套軟體讓你將電腦所有檔案以圍柵欄方式區隔和排列這些檔案。此外,你也可以幫這些柵欄命名,調整它們的大小,移動它們,或利用拖曳方式將性質相近的檔案放在同一柵欄裡。因此,這套軟體能讓你有效管理電腦裡各個檔案。

整理週邊配件和零件

一旦你將所有文件歸納完成,你成為文件管理高手的目標尚差臨門一腳,因為你還沒整理那些亂七八糟擺滿你辦公桌四周,像是打結的電線、滑鼠線、電話線、插座、分享器、印表機和掃描器等等電器用品和電腦配件。你可能會說它們又不是之前說得那些文件,但你歸納這些周邊配件和電器用具的方式絕對和你的文件管理有極大關聯,因為你如果懶得整理這些零配件,我敢打賭你也會懶得整理和歸納你的文件。因此,要有效歸納你的文件和檔案,還不如馬上站起來整理那些你已經好久好久都沒碰的電器用品和電腦配件。如果可以,建議你最好將他們搬離你的辦公桌。你也可以用一些收納工具,像是夾線器、固線夾、繞線器、電線收納盒,或甚至不用花錢就隨處可得的橡皮筋讓你所有電線不再打結,並將各個電器用品和零配件歸納得整整齊齊,讓你需要時馬上就可以找到。

總結

文件整理和歸納並不是像你想得那樣傷腦筋。相反地,你只需盡可能將所有文件和檔案數位化,減少紙張的使用,並將所有東西適當地收納。這樣聽起來是不是很簡單?再者,成功地管理文理不但可以提高你的工作效率,更對你身心健康有絕大幫助。別猶豫了,快按照上面方法做,讓我們一起晉身成為文件管理高手吧!